Vous prévoyez de déménager votre entreprise ? L’un des points les plus importants auxquels vous devez prêter une attention particulière est le déménagement des archives de l’entreprise. Les archives contiennent des données sensibles et compromettantes pour l’avenir de l’entreprise.
Il importe donc de bien gérer leur déménagement en plus de celui de l’entreprise. L’opération nécessite certaines compétences qui rentreront en jeu durant certaines étapes importantes. Comment faire alors pour bien gérer le déménagement des archives de votre entreprise ?
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Faire un inventaire des archives
La première étape à accomplir avant de déménager les archives de votre entreprise est de réaliser un inventaire détaillé. L’entreprise peut confier la tâche à un prestataire expert en gestion des archives et des documents ou à un collaborateur.
Cette opération assez fastidieuse nécessite beaucoup de soins et de temps. Elle permet de définir l’importance des besoins de stockage de l’entreprise. La tâche donne également l’occasion à l’entreprise de déterminer précisément les archives à garder et celles qui ne présentent plus aucune valeur légale.
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La dernière raison d’inventorier les archives est que l’opération permet de revoir la pertinence du système de classement des archives. Il sera possible d’améliorer le système s’il contient des lacunes.
Il faut des compétences adéquates dans le domaine pour relever ces lacunes. Si vous prévoyez donc un déménagement Paris de votre entreprise, l’idéal serait de confier la tâche à un prestataire expert.
Planifier et organiser le déménagement
Après l’inventaire des archives, il convient d’organiser et de prévoir leur déménagement si vous prévoyez de vous en charger vous-même. Cela représente l’une des étapes essentielles dans l’accomplissement de la tâche.
En effet, en assurant cette étape, vous assurez le bon déroulement de la tâche. Vous pouvez simplement établir un compte à rebours pour programmer les diverses étapes de préparation. En général, l’on ne dispose que de peu de temps pour cette opération.
En planifiant la tâche, vous pourrez évaluer la situation dans sa globalité pour une réalisation rapide et efficace. Vous pourrez dans le même temps déterminer le nouveau lieu de stockage des archives pour aller plus vite.
Préparer les archives
Il faut préparer les archives avant leur stockage pour réduire le risque de perte et de détérioration. Cela se fait en vérifiant et en reclassant tous les dossiers. Vient ensuite leur conditionnement. L’idéal est de les conserver dans des boîtes, simplifiant aussi leur identification.
Pour les répertorier, utilisez des marquages particuliers ou faites des fiches de transfert avec des informations sur les numéros d’identification… Assurez-vous de prêter une attention particulière à l’étape de conditionnement.
Elle réduit les risques de dégradation et de perte des documents pendant la manutention et le déménagement des archives. Voilà pourquoi vous devez vérifier les éléments comme :
- L’état des cartons et des boîtes de rangement,
- L’état des archives,
- L’état de stockage des documents avant le déménagement.
Le déménagement des archives d’une entreprise est une tâche cruciale à accomplir avec soin. Cela nécessite donc certaines étapes importantes à respecter.
